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崇越科技》建構縝密、即時的市場情資網

從員工日報抓情報 淨利年增九○%

商業周刊 第1059期   2008-03-10,撰文者:吳怡萱

線索中挖商機結合績效考核的員工日報系統,把來自四面八方的訊息,彙整為有價值的資訊,能即時幫公司創造更多商機

什麼重大資料,讓代理半導體產業原物料的龍頭企業領導者──崇越科技董事長郭智輝,曾經每天批閱到三更半夜,甚至連總經理都向他抱怨不敢比他晚睡?答案是,員工日報。

一九九○年創立的崇越科技,以代理半導體上游原物料起家,業績十多年來持續攀升。二○○七年營收創新高,約達新台幣一百三十億元,淨利也較○六年成長九○%。

亮眼的成績單,來自於台積電、聯電等電子大廠的採購,而採議價模式的代理市場,產品價格是業界機密,能在第一時間掌握關鍵資訊,就能取得最佳戰略位置。郭智輝每日戮力審閱日報,就是崇越交織出產品、人脈情資網的關鍵工具。

該公司六職等以下,不管業務或是行政人員,每日都需填寫日報;七職等以上主管,每日則有批閱下屬日報的責任。崇越實行寫日報制度已有十年以上,能一直維持的秘訣在於日報系統連結年終績效考核。

員工每個工作日須填寫日報 日報的質與量各占年終考核五%

考核各占填寫員工與批閱主管年終績效一○%,員工方面,填寫日報的「質」與「量」同樣重要。其中績效的五%與日報「總量」有關,每個人以一個工作天結束後開始計算,隔日上班前繳交日報者可得一分,分數依繳交時間遞減,中午前繳交可得○.八分,下午六點前繳交可得○.五分,超過六點下班時間,即使繳交,也以零分計。若未繳交日報,一篇扣本薪一%,還會受到主管關切。

績效的另外五%與日報「品質」有關。日報送交主管後,主管會以五級分評閱。五分代表對工作提供有價值的分析跟建議,四分代表內容描述完整、具有獨立思考的意見,三分表示工作記載詳實、條理分明,而舉凡流水帳、重複剪貼、內容不實、誹謗他人者,主管會給予一至兩分,代表「劣等」。

主管將資訊整合成有價情報 以助業務員判斷市價、拓展業績

七職等以上主管,批閱下屬送交日報的完成度占年終績效考核七%;主管整合業務狀況、市場資訊,每週上呈總經理跟董事長的週報,繳交完成度則占年終績效三%。若主管將日報資訊彙整為有價情報,就能在最短的時間內,幫助業務員判斷市場價格、避免客訴損失,拓展業務範圍。

崇越第二事業群晶圓事業處協理邱書嫻解釋,業務員從詢價、訂單、交期、客訴處理到付款,不同階段都需要主管提供即時協助,而價格,是取得訂單的關鍵。日報上,業務員常會回報客戶、競爭對手發布的產品價格,主管整理同一產品、不同業務、不同公司的議價資訊後,又可成為業務員洽談訂單的籌碼。

客訴問題,是業務員日報第二重要議題。「很多產品是客製化,所以退貨會造成很大的營利損失,」邱書嫻舉例,原物料有粉塵污染的情形,大廠的晶圓製作良率,就可能從九成掉到五成,若無法判別污染來自產品本身,還是廠房的機台,崇越將面臨退貨的風險。

曾有資淺業務無法判斷污染源,面臨一筆三千片物料的退貨危機,邱書嫻立即要業務用不同的機器、貨品再測試,並調閱出貨紀錄,確認粉塵來自無塵室的機台,才免除訂單損失。

最後,日報系統可以幫助業務員開發新商機。電子大廠部門繁多,同一間電子公司,可能有十幾名負責不同業務的崇越員工。日報上,經常可見一間公司跨部門的組織變革、人事異動與產品的新需求。

一方面,主管可以將新商機傳遞給負責的業務員。另一方面,也藉此穩固大廠主管與崇越業務員的人情關係。郭智輝回憶,曾經有台北業務註記某公司的三廠廠長喜獲麟兒,他馬上轉寄日報,給另一名負責同一間公司,但不同產品的業務員,「叫他第一時間發送簡訊,不然逾時道賀像在冬天吃西瓜,(客人)怎麼吃都無味,」郭智輝說。

「長官第一時間回應,真的很重要,」崇越投資事業處與新事業開發部專案副理陳志榮說道。在業績就占年終考核七成比例的崇越,每年,每名員工填寫的日報超過二百六十份,部門經理級的主管更要批閱至少四千份日報,靠著縝密、即時的日報情資網絡,崇越不僅幫業務員網住業績,還要網住市場新商機。

*情資共有化,反映即時化

崇越連結日報與績效考核,掌握了績效管理的重點。日報填寫著重在業務取得,因此內容多是戰術性;主管的週報則是戰略性的,要站在高點分析市場情資、價格策略跟產品商機。主管的任務在管理跟對上報告,建議考績比率可以提升到二○%。

第二,建議讓資訊情報共有化,像日本花王用資訊平台,統整每天北海道、九州等地業務員回傳東京總公司的報告,所有業務員都可以透過平台共享市場最新資訊,即時反映。甚至,崇越可以將各種成功、失敗的案例也放在網站上,讓大家學習。

最後,拓展版圖的戰略規畫,還是要靠高階主管。直屬董事長的幕僚團隊,可以針對表現優秀、思維接近MBA(企管碩士)的日報,每個月做產品跟市場的SWOT(策略性規畫)分析,統整國內上、中、下游產業結構的現況跟變動,或者開放業務做越位的簡報,這對於市場趨勢的研判,會很有幫助。

(世新大學傳管所副教授戴國良口述,吳怡萱整理)

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