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[簡報製作]不說話就贏的簡報術

   我在簡報研習課程中都會做一項實驗:從雜誌或公司內部文件中擷取1頁簡單的內容,請學員花1分鐘閱讀,接下來的1分鐘請學員寫出剛才閱讀內容中的單字或句子。結果,多數學員都只能寫出兩、三項,最多也不會超過5項。由此可知,才剛讀過的內容,1分鐘之後卻只能記得兩、三項。

     人類的記憶力有限,就算想努力記住,也是心有餘而力不足,更別說漫不經心地接收資訊時,大腦根本就沒有進入記憶狀態,這時候就算丟進再多的資料,也是白費功夫。

「3」是傳達訊息時的魔法數字

     基於以上理由,在製作簡報時,如果希望對方確實記住資料訊息的話,就必須鎖定重點。倘若人類的大腦記不住10項教條,也背不出7個習慣的話,那要幾項才記得住呢?

     答案是「3項」。

     3個人聚集一起說話稱為「鼎談」。鼎是古代用來當作爐灶的青銅器,有3隻腳,所以才會有「鼎談」的用法。即使是銅製的沉重鍋子,只要放在裝有3隻腳的鼎上,就不會翻倒,所以「3」又被稱為是最小的穩定數字。另外,日本戰國時代的地方諸侯毛利元曾經以一支箭容易折斷,3支箭不容易折斷為例,訓示3個兒子要同心協力共同奮鬥,這也就是後人所說的「三矢之訓」。

     「3」的用法還有德川三大家、日本三大偶像天王、(光、非核的)三原、日本三景、棒球三冠王等。像這樣以3個為一組的記憶對象物非常多,而且不只日本社會是如此,西方也有很多「世界三大○○」的用法,可見這種記憶方式是全世界通用的。

     「3」真的是一個不可思議的魔法數字,有時只有兩項不見得記得住,但只要是3個一起,就可以完全記住。所以,如果以3的原則安排簡報資料的話,將會得到最大的效果。

黃志靖觀點:愈「簡化」愈「強化」

     個主題是很恰當的數量建議,愈簡化的訊息,愈能強化聽者的印象。這正好也是平面廣告的溝通策略,通常每張平面廣告只傳遞單一訊息,目的在減少干擾,讓訴求精準「擊中」消費者。

     當你只能透過書面簡報爭取勝出機會時,建議將每頁簡報當成單張平面廣告處理:精練每頁的標題、文字,審慎挑選圖像與數字,訊息在精心安排下,高度準確,沒有雜訊。

     因為簡報的目的之一,就是與提案對象建構共同的看法、達到說服的目的。因此,撰寫每一頁簡報時,排除可能產生干擾的雜音與障礙,任何會引發不利聯想或疑慮(second thought)的數字、佐證都要刪去。想要寫出簡潔、立論無懈可擊的簡報,在下筆前,一定要將架構邏輯的鋪排,思考得非常清楚。

愈精簡愈吸引人

份量不必靠頁數

     曾經有朋友來找我討論如何製作簡報資料,對方說:「我好不容易完成了30頁的PowerPoint簡報,但是主管卻說:『你有60分鐘的時間,以1分鐘講1頁的速度來看,你必須準備60頁的資料。』真的是這樣嗎?」60頁?有哪條法律規定簡報要1分鐘講1頁的?

     用回收的影印紙也行,試著將60張紙拿在手上,會發現那可是非常厚重的份量,甚至無法用訂書針或迴紋針裝訂;就算是投影片,連續看過60張之後,大概也不會有人記得住內容吧。

     大部分看簡報的人都非常忙碌,如果希望對方在短時間內下決定的話,大量的資料反而會得到反效果。簡報資料最好控制在10頁以下,不只因為這是10根手指頭可以數完的數字,而且這樣的份量可以跟看廣告一樣,在極短時間內快速翻完。

     曾有一位廣告公司行銷企劃聽到這種說法後,反應極為激烈:「什麼?不可能啦。首先要放『前言』,然後『市場調查資料』占5頁,光是『內容』大概就有10頁……」

     但事實上,根本沒有人規定簡報必須放「前言」,至於簡報頁數,也是由自己(自家公司)決定。

     或許每家公司都有習慣依循的簡報項目與頁數,但若要在簡報上取得致勝先機,就必須利用有效的策略來製作:將重心放在想傳達的訊息或重點上,盡量讓簡報愈精簡愈好。提案者或許都會認為份量愈多愈能展現投入的程度,但以對方的立場來看,份量愈少,才是優秀的簡報。

厲害的企劃書只需要薄薄一張紙

     這是某電視台製作人告訴我的故事。某次,電視台針對內部招募節目企劃案,不一會兒就有五百多個提案湧進,再加上後來對外公開招募,據說投稿的數量更是以一位數、兩位數的速度在增加。全體工作人員光是快速瀏覽這5百份企劃案就花了將近10天的時間,而且看到最後,大家都已經呈現意識模糊的狀態,連看字都有困難了。於是這位製作人說:「如果有頁數最少、文字最精簡的企劃案就好了,只有一頁的話更棒!」

     後來這位製作人將那次公開招募中採用的兩個綜藝節目企劃案給我看,其中一份是橫向配置的「4頁」企劃案,另一份則是直向配置的「1頁」企劃案,兩者後來都成為非常受歡迎的節目。雖然是需要邀請知名藝人、每一集製作費高達好幾千萬日圓的企劃,但優秀的提案即便只有薄薄的一張紙,一樣能得到好評而被錄用。不像一些多達幾十頁的提案,擺明就是在告訴大家:「請不要看我的企劃案。」

     參加提案比稿,倘若預計將遇到許多競爭對手,我也會提出薄薄一張紙的企劃案,即使只有一張紙,也能呈現想傳達的主旨。只要對方感興趣,願意給予見面機會,到時候再詳細說明即可。

     若要將內容歸納在一張紙內,就要思考怎麼取捨,如何以最簡短的標題傳達訊息。這些不只關係到內容的精練程度,也等於在告訴對方自己(公司)有消化資料、並精簡傳遞訊息的能力。

黃志靖觀點:多練習一頁企劃書寫作

     熟練1頁企劃書,對老手與菜鳥同樣重要。老手是「濃縮」功力的展現,新手則可藉此培養簡報書寫的各項能力,包括架構邏輯、標題與風格。

     成功的簡報,以清晰架構為基礎。我的練習方法,是閱讀書籍目錄與小說第一頁。目錄編排顯示不同編者的思考邏輯,小說第一頁則洩露小說家鋪排閱讀誘餌的心機。在不熟練的階段,先寫成10至15頁,然後試著調整前後順序,逐步濃縮成1頁。

     風格很重要。當競爭者針對同一主題蒐集資料、分析市場競爭,彼此最終提出的策略,可能極相似。審核者面對大同小異的內容,風格常是取捨關鍵,因為唯有風格能夠差異化。有人慣以英文歌詞做標題,有人以幽默見長,無論哪一種,重點是你要建立自己的簡報風格。

30雜誌網站
本篇文章引用網址:http://forum.30.com.tw/Board/show.aspx?go=1701

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